Если вы только собираетесь начать карьеру в области продаж, вероятно, еще не знаете, работа с ККМ - что это такое. Впрочем, поводов для паники быть не должно. Разобраться в этой задаче несложно, а непосредственно в работе самое главное - быть внимательным и не торопиться без особенной необходимости, и тогда со всеми задачами удастся справиться на отлично.
О чем идет речь?
>Чтобы понять, работа с ККМ - что это, предварительно нужно разобраться, что представляет собой аппарат, скрытый под страшной аббревиатурой ККМ. Итак, что это такое?
Контрольно-кассовая машина - именно так можно расшифровать сокращение ККМ. В повседневности ее обычно называют кассой, реже - кассовой машиной или кассовым аппаратом. А вот если заглянуть в официальную документацию, то там слова ККМ обычно не встретишь, так как принято использовать наименование ККТ. Его можно расшифровать так: контрольно-кассовая техника.
Итак, с названием удалось разобраться. Но что это такое по своей сути? ККМ - это такая машина, которая разработана специально для фиксации операции обмена услуги, товара на принятые в стране деньги. Машина не только незаменима в работе торговой точки, но также используется проверочными органами для контроля над предпринимателями. Для этого формируются специальные отчеты, анализируемые соответствующими инстанциями.
Подвиды машин
>Существуют разные модели ККМ, подходящие в большей степени тем или иным условиям эксплуатации.
Принято выделять следующие категории:
- автономные;
- фискальные (зависимые от компьютера).
Отличить их друг от друга очень просто даже по внешнему виду. Если на первых расположено большое количество кнопок, позволяющих управлять аппаратом, то на вторых - не более пяти. Первая машина может работать сама по себе, а вот второй тип будет функционировать только в связке с компьютером.
Устройство машин
>В классическом варианте в составе аппарата есть следующие элементы:
- питание;
- управление;
- память;
- печатающее устройство;
- блок ЭКЛЗ;
- клавиатура.
Невозможно корректное обслуживание ККМ, если вы не разбираетесь в том, как работает каждая из описанных систем. Впрочем, практика показывает, в случае неполадок с аппаратом лучше сразу вызвать специалистов той компании, которая продала вам агрегат. Изучите бумаги: возможно, техника все еще на гарантийном обслуживании.
Как начать работать
>Прежде чем начнётся смена, обязательно должна быть проведена корректная подготовка ККМ к работе. Этот процесс прописан в официальных бумагах, инструкциях как на предприятии, так и в прилагаемых к машинам. На него внимание обращено и в нормативных документах, действующих на территории страны и введённых на государственном уровне.
Итак, прежде чем можно будет работать, сперва нужно расписаться в специальном журнале, который хранится у администратора торговой точки. При этом кассир получает ключи от машины, режима кассы и ящика, в котором хранятся деньги. Также в начале смены можно получить некоторую сумму, которую затем использовать для размена, и ряд других принадлежностей, необходимых для работы. Их список определяется особенностями конкретного предприятия.
Далее удаляется крышка с печатающего блока машины (в некоторых случаях нужно приподнять кожух, чтобы обеспечить доступ к внутренностям аппарата), после чего кассир осматривает прибор и убирает пыль, попавшие посторонние предметы. Далее аппарат подключается к электрической сети и устанавливается переключатель, ответственный за выбор режима работа. Затем необходимо проверить, все ли ленты на месте, а если таковые отсутствуют - установить.
Специфика конкретных приборов
>Кассовые аппараты нового поколения, изготовленные за границей, такой особенности не имеют, а вот некоторые произведенные в России машины отличаются наличием специального режима, обозначенного как «Начало смены». При этом работник выбирает дату и устанавливает время. Если значения уже есть, но неточные, тогда нужно их откорректировать.
Обратите внимание: при подготовке аппарата к работе нет нужды обнулять нумерацию печатаемых чеков. Как только машина формирует отчет с гашением, она автоматически проводит эту операцию, никаких дополнительных манипуляций, если агрегат в норме, не требуется.
Внимательность и аккуратность
>Следующий этап подготовительных работ требует от кассира внимательности, поскольку нужно проверить, все ли в технике работает корректно. В первую очередь обращают внимание на блокирующее устройство. Для этого печатают пробный чек. Это помогает сделать выводы о качестве изображения. Работа с ККМ по новым правилам требует, чтобы все печатаемые машиной чеки были читаемыми, четкими, яркими, содержащими правильные реквизиты организации. Не выбрасывайте нулевой чек: в конце дня его нужно сдать администратору вместе с отчетом. Обязателен учет нулевых чеков в четвертой графе КМ-4, КМ-5.
Далее кассир и администратор вместе запрашивают у машины сменный отчет и проверяют, корректна ли информация денежных регистров. В начале рабочего дня все показатели должны быть нулевыми. Снимают показания денежных счетчиков и вносят их в специальный журнал в графу, отражающую состояние на конец смены. Обязательно заверение всех вписанных данных подписями принимавших участие работников.
Все должно быть заверено!
>Инструкция кассира-операциониста при работе с ККМ рекомендует вставить в машину контрольную ленту, отступив от края порядка 15 см. Обратите внимание: должны быть данные о номере аппарата, текущей дате и о том, во сколько началась работа, а также информация, снятая со всех регистров. Как только все данные по контрольной ленте удалось зафиксировать, это заверяется подписями участников процесса.
Далее кассир помещает в машину валюту, которую предполагается применять для размена при совершении операций. О том, как правильно положить деньги в кассу и как далее выставить корректный режим работы, можно прочитать в инструкции к конкретному аппарату.
Начинаем смену
>При работе оператор кассы должен четко следить за тем, как работает агрегат, чистить его и приводить в порядок по мере надобности. Вводить деньги в аппарат нужно строго так, как это написано в инструкции конкретной машины. Регулярное обслуживание ККМ является залогом ее корректной и длительной работы.
Когда все приобретаемые клиентом товары прошли обработку на кассовой машине, она показала суммарную стоимость покупки, правила эксплуатации контрольно-кассовых машин обязывают назвать клиенту эту цифру четко, и лишь после этого брать с человека деньги. В машину их кладут так, чтобы покупатель видел, как это происходит. Также он должен видеть, куда кассир кладет чек, чтобы забрать его и не перепутать с чужими документами. Если кассовый аппарат стоит там, где работает продавец, он должен передать клиенту товары в момент совершения покупки, отдавая чек. А вот в случае, когда речь идет об официанте или любом другом работнике, который принимает заказы, он должен передавать клиенту чек только тогда, когда было завершено оказание услуги.
Обращаем внимание на нюансы
>Необходимо знать, что отметка погашения чека - это крайне важная особенность, которой характеризуется работа с ККМ. Что это такое? Чек или надрывают, или ставят на него специальный штамп, что символизирует гашение.
Помните, что на приобретение чековый документ действителен только в тот день, когда он был выдан заказчику. А вот в некоторых случаях при возврате чека кассир может отдать клиенту деньги обратно. Но это происходит только в том случае, когда на документе есть разрешающая сделать это подпись руководителя торговой точки, его заместителя. Обратите внимание: возможен возврат средств в той кассе, где был пробит чек, но ни в какой другой.
Если кассир ошибся, внося сумму покупки в аппарат, а чек погасить нельзя, то правила работы с ККМ обязывают составить акт в конце смены. Он оформляется в соответствии с формой КМ-3. Если кассир и покупатель оказались в конфликтной ситуации, можно снять кассу, для чего направить запрос администратору. Если управляющий магазином не разрешает это сделать, снимать кассу невозможно.
Избегаем проблем
>Как известно, на кассовый аппарат цена немаленькая (от 20 000 до 80 000 рублей), поэтому работать с ним нужно бережно, чтобы избежать поломок. Это означает, что можно делать только то, что разрешено инструкцией и правилами, и строжайше избегать всего того, что запрещено. В частности, инструкции рассказывают, что можно сменить шифр прямо в ходе рабочей смены, но это происходит, когда есть соответствующее указание администратора торговой точки. Также по мере надобности можно запросить у машины ту или иную распечатку.
Если выясняется, что POS-система функционирует некорректно или есть любые другие сбои в работе, кассир должен:
- Отключить прибор.
- Позвать администратора.
- Понять, в чем причина проблемы.
- При некорректном отображении информации на чеке проверить оттиски и подписать все руками.
- При невыходе чека запросить нулевой, оформив его точно так же, как и чек, на котором нечетко пропечатались реквизиты.
Может ли оказаться так, что невозможна работа с ККМ? Что это за ситуация, как поступить? Да, такое может случиться, если машина оказалась серьезно повреждена. Например, если она выдает нечеткие оттиски или печатает неправильную информацию о времени совершения операции. В такой ситуации администратор и кассир оформляют специальный отчет, аналогичный тому, который составляется в конце смены. Затем в журнал вносится, что за человек работал за машиной, во сколько он закончил работу и по какой причине это произошло.
Когда еще нельзя?
>Недопустимо, чтобы в эксплуатации была POS-система, если на аппарате нарушена пломба. Также нельзя использовать агрегат, на котором нет марки производителя или отсутствуют положенные голограммы. Запрет на работу с агрегатом могут наложить представители налоговой службы.
Если оказалось, что установленная в вашем магазине ККМ обладает какими-то из этих недостатков, следует срочно обратиться в ЦТО и предоставить им полную информацию о случившемся. В такой ситуации кассир и даже администратор не могут починить агрегат на месте, поэтому придется ждать выезда специалиста ЦТО. Об этом нужно оповестить представителей налоговых органов, ответственных за вашу торговую точку. Они ведут журналы, где учитывают выезды всех технических работников, и должны внести туда и ваш случай. Вообще, надо сказать, учет ККМ в нашей стране довольно жёсткий, поэтому халатность может дорого обернуться. Старайтесь быть внимательными.
Правила и законы
>О том, как правильно работать, рассказывает письмо Министерства финансов, написанное в 1993 году и поясняющее, как применяется в повседневности кассовый аппарат. Цена ошибок высока: вас могут привлечь к административной ответственности.
Согласно типовым правилам, только тогда человек может позволить себе работать за кассовым аппаратом, когда он освоил правила его эксплуатации. Есть определенный минимум технических знаний, который включается в базовые правила. Если потенциальный кандидат справился с этим, тогда компания может заключить с ним договор, регламентирующий материальную ответственность этого лица. Прежде чем непосредственно приступать к работе на новом месте, человек должен пройти ознакомление с эксплуатационными правилами. Если этими правилами пренебрегли, работодатель может столкнуться с административной ответственностью, к которой его привлекут по результатам очередной поверки.
Также законами регламентируется то, каким образом ведется книга кассира. Согласно правовым нормативам, на каждую отдельную машину должен быть заведен свой журнал, который прошивают, пронумеровывают в нем все листы, а также обязательно подтверждают их количество подписью директора компании и главного бухгалтера. Кроме того, на такой книге должен расписаться представитель налогового органа. Затем все это скрепляется печатью предприятия. Такой журнал обычно заверяют в налоговой инспекции, когда обращаются туда, чтобы поставить на учет ККМ.
Никаких вольностей!
>В журнал кассира допускается вносить записи только строго по хронологии, без каких-либо помарок. Для этого используют чернила. Если ситуация сложилась так, что необходимо что-то исправить, привлекают директора организации и главного бухгалтера, которые контролируют внесение изменений, а затем подтверждают своими подписями, что обновленные данные корректны.
Также администратор торговой точки должен помнить, что в его зоне ответственности - предупредить кассира о том, что деньги бывают поддельными, а также обучить методикам проверки надежности банкнот, принимаемых от покупателей. Кроме того, должен быть поднят и вопрос о поддельных чеках. Кассир должен быть в курсе, что есть ряд мер, предупреждающих подделку:
- цвет ленты;
- шифровка каждого чека;
- предельная сумма покупки.
Можно ли без ККМ?
>В соответствии с действующими на территории нашей страны правовыми нормативными актами, некоторые организации могут позволить себе работать без применения контрольно-кассовой техники. Это обуславливается спецификой работы таких предприятий. Был принят специальный перечень, в который внесены все организации, не нуждающиеся в ККМ. Дата принятия - июль 1993 года, но позднее к нему вносились изменения постановлениями правительства.
В перечне можно найти не только организации, но и филиалы, а также иного типа обособленные подразделения. Это касается и некоторых физических лиц, которые работают в области предпринимательства, не имея соответствующего образования.
Этот перечень может быть ограничен постановлением исполнительной власти отдельно взятого субъекта на его территории. Впрочем, работа с открытого прилавка все равно не потребует наличия такой техники. Это наиболее актуально в период, когда снимают урожай в сельском хозяйстве, ведь его продают напрямую с машин, с лотков. Так вот, в такой ситуации оформление ККМ не требуется.
Остерегайтесь нарушений
>Многочисленные регулярные проверки, организуемые налоговыми органами в разных субъектах страны, показывают, что и по сей день многие предприниматели работают, нарушая правила применения ККМ, но все же надеются, что это останется незамеченным. Следует помнить, что законы о введении ККМ были приняты не просто так, благодаря им обеспечивается юридическая чистота сделки. Кроме того, четкое следование правилам при возникновении конфликтной ситуации позволит вам «перетянуть одеяло на себя», так как к вашей деятельности претензий не будет.
Чтобы избежать нарушений в ходе рабочего процесса, внимательно ознакомьтесь с правилами эксплуатации контрольно-кассовой техники, ведь там есть ответы практически на все вопросы. Учитывайте самые новые правовые акты, действующие на территории вашего региона. Это позволит держать руку на пульсе событий. Наконец, помните, что применять в работе следует только такие машины, которые были включены в государственный реестр. Учитывайте и классификатор, регулирующий, какие из агрегатов для какой сферы подходят. Это позволит избежать проблем с законом и вести деятельность долго и с выгодой для себя.
Обучение на кассе онлайн позволяет организовать одновременное прохождение курсов большого количества удаленных сотрудников.
Розничная торговля сегодня редко обходится без распечатки чеков, поэтому приходится проводить оперативное обучение на кассе онлайн для обеспечения корректной работы на торговых точках. От этого зависит, сколь достоверными будут данные о распечатанных чеках по сравнению с реальной ситуацией в магазине.
Нужно ли обучение работе на кассе-онлайн
>Для получения доступа к работе на кассовом аппарате в большинстве случаев требуется соответствующее разрешение. Обычно - это справка о прохождении обучения, но дают на инструктаже лишь общую информацию.
Сотрудник получает следующие навыки:
Общие сведения о правилах работы с ККМ;
Основные операции на кассе, вроде оформления и аннулирования чека, возвратах товара, снятия X и Z отчетов;
Порядок действий при возникновении поломок на кассовом узле.
Более подробное обучение возлагается непосредственно на торговую точку, ведь каждый магазин может оснащаться разнотипным оборудованием. Так что с переходом на кассы, работающими через интернет с оператором фискальных данных, придется провести какой-то дополнительный инструктаж.
Применение программы Р-Кипер в разных фирмах
>Преимущество организации подобных мероприятий на базе ресурсов работодателя часто заключается в бесплатности этой услуги. Но понадобится хотя бы один работник, у кого есть практические навыки работы с применяемой техникой и программой, установленной на кассовом комплексе.
Особое внимание обычно уделяется специализированным продуктам вроде Р-Кипер, его применяют в ресторанах. В зависимости от должности, обучают следующим приемам:
Планирование рабочего времени сотрудников;
Организация своевременной доставки;
Ведение складского учета;
Визуальное оформление заказов.
Все эти операции в итоге завязаны на кассу, распечатывающую как чеки, так и накладные, задачи для кухни. Ведь фискальные регистраторы нового типа позволяют это делать по команде с управляющего компьютера на рабочем месте кассира.
Чем полезны видеоуроки по новым кассовым аппаратам
>Задача по обучению сотрудников значительно облегчается за счет применения технологий с использованием видео уроков. Подобное решение позволяет исключить необходимость собирать обособленные группы, выделять помещение для их размещения. Уменьшенный объем накладных расходов обеспечивает повышение рентабельности бизнеса.
Благодаря сети местных новостей на базе ГТРК информация о предстоящем переходе на новые типы кассовых аппаратов своевременно поступает предпринимателям в регионах. Так что становится актуальной услуга централизованного обучения с помощью ведения вебинаров, онлайн-семинаров.
За счет более гибкого графика вплоть до самостоятельного обучения с последующими аттестационными зачетами достигается более высокая скорость повышения квалификации кассиров, перевода предприятия на новый тип оборудования. Более актуальным является такая услуга для компаний полностью заменившей парк кассовой техники.
Если закон обязывает по роду деятельности вашей организации использовать для налогового учета кассовый аппарат, его необходимо опломбировать в ЦТО и зарегистрировать в ИФНС. Только после регистрации вы получите право законного пользования ККТ (контрольно-кассовой техникой).
В начале рабочего дня включите кассовый аппарат в электросеть, проверьте дату, при необходимости подкорректируйте ее вручную. Дата должна превышать дату предыдущего Z-отчета, чтобы активировался режим текущей работы. С нимите Х-отчет. Комбинация клавиш для печати отчета может отличаться на разных моделях кассового аппарата, в любом случае, эта последовательность указана в инструкции, прилагающейся к ККТ. После того как на экране загорится « 0,00», можете приступать к основной работе кассира: поочередно вводите суммы продаж, подводите итог. Следите, чтобы в чеке отразилась верная сумма (а не 12,00 вместо 1200, к примеру). Не забывайте вручать чек покупателю, поскольку это фискальный документ, отказ в выдаче которого влечет за собой административную ответственность. Регулярно проводите сверку суммы, накопившейся в регистрах ККТ и отражаемой в X-отчете, с суммой наличных в кассе. Обязательно делайте сверку при пересменке, инкассации либо передаче кассы. В конце рабочего дня распечатайте X-отчет, проверьте наличность в кассе, а затем снимите Z-отчет. При печати контрольного заключительного чека накопленная информация копируется из оперативной памяти ККТ в фискальную память, при этом счетчик дневной выручки обнуляется.Кассовый аппарат требует сосредоточенности и внимательности, поскольку является объектом налоговых проверок, поэтому тщательно изучите инструкцию по пользованию кассой, законспектируйте понятным для себя языком, как выполнять основные операции на ККТ, и если сомневаетесь в чем-то, незамедлительно попросите совета у опытного наставника.
По закону все те, кто занимается розничной торговлей и что-то продает, должны иметь кассовый аппарат. Однако совсем недавно появилось новое понятие - онлайн-кассы. Изменения с 2017 года в Федеральном законе обязывают все торговые предприятия заменить обычный аппарат на интернет-кассу. В связи с этим у бизнесменов появилось множество вопросов, ответы на них особенно волнуют представителей малого и среднего бизнеса. Можно ли обойтись без онлайн-кассы? Всем ли нужно переходить на новые стандарты? Что случится, если компания проигнорирует новые требования? Да и вообще, Попробуем разобраться в этой непростой теме и ответить на все вопросы.
Изменения в законодательстве
>Как уже говорилось выше, все предприниматели, которые ведут розничную торговлю, должны иметь кассовый аппарат. До недавних пор это требование было обязательным, однако многие его игнорировали и не спешили работать по закону. Проверить всех было невозможно, поэтому многие сделки и продажи осуществлялись через "серую” бухгалтерию, то есть без должного контроля со стороны государства и, по сути, вне закона. В связи с этим законодатели решили ужесточить ведение контроля и внести некоторые изменения. Так, теперь все, кто ведет торговлю и что-либо продает (товары или услуги), обязаны иметь онлайн-кассу. Это поможет государственным службам внимательнее и точнее следить за учетом выручки, пополнять бюджет страны, наводить порядок в сфере интернет-торговли и онлайн-магазинов и, конечно же, это защитит потребителей (покупателей) от мошенничества со стороны продавцов.
Такие вот благие намерения внесли настоящий хаос и посеяли панику среди предпринимателей. Конечно, если вы все делали и делаете по закону, то боятся вам нечего. Главное разобраться во всех нововведениях и понять, в чем заключается суть онлайн-касс. Ниже мы рассмотрим виды бизнеса, для ведения которых ее использование является обязательным или альтернативным.
Что такое онлайн-касса
>Онлайн-касса практически ничем не отличается от обычной - так может показаться на первый взгляд. На самом же деле есть одно фундаментальное отличие, ради которого все и затевалось. Такие кассы имеют связь со всемирной паутиной и могут передавать сведения и информацию о проведенных сделках в контролирующие органы с помощью интернета. Доступ к интернету открывает и другие возможности. Например, теперь вы можете в автоматическом режиме сообщать покупателю на его электронную почту или с помощью смс-сообщения о том, что он купил у вас товар (по сути, выдать электронную версию чека). Вопрос “Что такое онлайн-касса?” поставил в тупик многих бизнесменов, несмотря на то, что ничего особо нового в этом понятии нет.
Некоторые думали, что это специальная касса, которая создается на госпортале или что-то в этом роде. На деле это далеко не так. Все что вам нужно сделать, это изучить новые онлайн-кассы и подключить так же, как вы это делали с обычной кассой. Здесь, конечно, есть свои нюансы, в которых совсем нетрудно разобраться.
Как работает онлайн-касса
>Мы не будем вдаваться в технические подробности и детали, а ответим лишь на главные вопросы, которые не дают покоя предпринимателям, вынужденным модернизировать свои аппараты. Кстати, делать это нужно не 100% бизнесменам, а лишь некоторым из них, но об этом мы поговорим чуть позже.
Онлайн-касса работает при помощи сети Интернет. В связи с этим возникает потребность подключения к глобальной паутине, поскольку без нее смысл использования новой кассы полностью теряется. Интернет для онлайн-кассы - вещь необходимая, и, к счастью, провести себе сеть не составит труда. Каждый владелец торговой точки вправе сам выбирать провайдера. Для онлайн-кассы подойдет как беспроводной интернет, так и сотовые сети 2G или 3G.
А теперь приятная новость: работа новой онлайн-кассы почти ничем не отличается от работы вашего старого доброго аппарата, если он у вас, конечно же, был. Все основные процессы остаются без изменений, возвраты по онлайн-кассам осуществляются достаточно быстро и без лишней бумажной волокиты. Новым здесь является только фискальный накопитель. Это устройство, которое и делает возможной передачу данных онлайн. Вот и все. Подключение онлайн-кассы - это отдельный вопрос, требующий дополнительных разъяснений, поэтому к нему мы перейдем сразу после того, как выясним, нужна ли вам онлайн-касса или нет.
Кому она нужна
>Без онлайн-кассы нельзя обойтись тем, у кого сегодня есть (или должен быть по закону) контрольно-кассовый аппарат старого образца. Если вы владелец парикмахерской, ателье, транспортной компании, если вы продаете туристические путевки или билеты на концерты, экскурсии или другие мероприятия, если вы принимаете за свои товары или услуги онлайн-оплату, касса нового образца у вас должна быть обязательно.
А вот если вы занимаетесь ремонтом обуви, изготовлением ключей и замков, продажей хэндмейд-товаров, сдачей жилья в долгосрочную или краткосрочную аренду, то вас закон пока освобождает от обязательного использования онлайн-кассы. В эту же категорию счастливчиков входят и те, кто продает газеты и журналы, мороженое, безалкогольные напитки, овощи и фрукты.
Временно (до 1 июля 2018 года) могут не торопиться переходить на онлайн-кассы. Владельцы различных платежных систем и ИП, которые работают по упрощенной системе налогообложения (ЕНВД или ПСН), либо занимаются реализацией товаров с помощью вендинговых аппаратов также могут пока не устанавливать онлайн кассу.
Где ее взять
>Итак, что такое онлайн-касса, мы примерно разобрались, теперь нужно ответить на еще один важный вопрос: где ее взять? Здесь снова нет ничего сложного. Процесс приобретения новой кассы ничем не отличается от того, как это делали предприниматели год или пять лет назад. Как было сказано выше, техническое оснащение модернизированных ККТ почти ничем не отличается от старых аппаратов, за исключением одного девайса. Поэтому единственным способом получить новую онлайн-кассу является просто ее покупка.
Мы не будем рекламировать отдельные сервисы и компании, занимающиеся этим, но на всякий случай напомним, что в этом вопросе нужно сохранять бдительность и не попасться на удочку мошенников. Покупайте товар у проверенных продавцов и тщательно его изучите, прежде чем оплачивать. Важно, чтобы в документах к кассе стояла пометка “Соответствует 54-ФЗ”.
Стоимость интернет-касс отличается в зависимости от функционала, размера и сферы применения аппарата. Так, минимальная цена начинается от 13 000 рублей, максимальная стоимость - около 75 000 рублей.
Подключение
>Еще один важный вопрос, который нельзя обходить стороной, это подключение онлайн-кассы. Инструкция этого процесса также прописана в нормативных актах и регламентирована законом, поэтому здесь не может быть никаких исключений или двоякого толкования. Достаточно следовать простому алгоритму, чтобы сделать все правильно.
Итак, первым шагом станет заключение официального договора с оператором фискальных данных (сокращенно ОФД). Это новый участник ваших отношений с контролирующими органами, благодаря которому они будут получать сведения о проведенных сделках в режиме реального времени. ОФД хранят, передают и обрабатывают информацию в соответствии с 54-м Федеральным законом и гарантируют полную конфиденциальность данных. Безопасности уделяется достаточно много внимания, операторы работают на специальном программном обеспечении, которое шифрует информацию. Это практически сводит к нулю шансы похитить её.
Существует ряд сложностей, с которыми может столкнуться компания или ИП при выборе оператора фискальных данных. Дело в том, что эта роль отведена не какому-то единому специальному органу, а различным компаниям, которые имеют все необходимые лицензии (в том числе от Роскомнадзора) и обладают техникой, требуемой законодательством. Поэтому нужно с особым вниманием отнестись к выбору ОФД и следовать простым рекомендациям: нужно узнать у потенциального партнера о его технических возможностях, функционале, возможности получать уведомления, контролировать отправляемую информацию. Уточните компетенции подрядчика, не забудьте уточнить, что именно будет входить в стоимость оказания услуг. Совсем нелишним будет требование предъявить все необходимые документы и лицензии, разрешающие осуществлять данный вид деятельности.
После того как ОФД выбран, к нему нужно подключиться. Сделать это очень просто: достаточно перейти на сайт компании и оставить там заявку в специальной форме. После нехитрых манипуляций с вами свяжется менеджер, который ответит на все интересующие вопросы и составит договор для подписания. В некоторых случаях вместо договора организация использует оферту, что также соответствует требованиям закона и в какой-то степени облегчает процесс подписания соглашения.
С этого момента все процессы происходят автоматически: сбор, хранение, обработка и передача данных осуществляется выбранным вами оператором. Вам не нужно осуществлять или контролировать вышеперечисленные процессы - этим занимаются профессионалы под наблюдением государства.
Регистрация
>После того как вы приобрели новый ККТ или модернизировали старый, заключили договор с оператором фискальных данных, нужно перейти к последнему важному шагу, без которого никак нельзя обойтись - регистрации онлайн-кассы. Для чего это нужно? Поскольку все данные о совершенных продажах должны регистрироваться государством и быть полностью прозрачными, вы обязаны передавать их в налоговую службу. Если раньше какие-то операции можно было скрывать, то теперь это становится практически невозможным. Уже через секунду после продажи товара или услуги и выдачи чека по онлайн-кассам налоговая будет в полном объеме располагать этой информацией.
Итак, чтобы зарегистрировать свою онлайн-кассу в налоговой, можно воспользоваться двумя способами. Первый - привычный, бумажный, бюрократический. Нужно пойти в ближайшее отделение ФНС с обычным заявлением. Сотрудники службы рассмотрят его в течение трех рабочих дней и зарегистрируют аппарат. Образец заполнения заявления можно найти в Интернете или же в самой Федеральной налоговой службе. Однако для того, чтобы сэкономить время и нервы, лучше воспользоваться вторым способом - зарегистрировать кассу через интернет. Для этого нужно пройти регистрацию на официальном сайте ФНС, войти в личный кабинет и заполнить электронное заявление, в котором следует указать серийный номер вашего кассового аппарата и фискального накопителя.
После того как налоговая проверит эти номера и удостоверится в их существовании, она выдаст вам специальный регистрационный номер, который никому нельзя сообщать. Его нужно будет ввести в онлайн-кассу. Делается это везде по-разному, поэтому внимательно изучите инструкцию от производителя ККТ, прежде чем пытаться наугад вводить цифры в поля. Если же вы во всем разобрались и сделали так, как положено, то ваш аппарат сам распечатает отчет о регистрации. В нем будут содержаться специальные данные, которые нужно будет ввести в вашем личном кабинете на сайте налоговой службы в отдельное поле. После того как вы нажмете на кнопку “Готово”, процесс будет позади - можно спокойно работать.
Преимущества
>После того как депутатами Госдумы были внесены поправки в законодательство, изменившие подход к эксплуатации и применению всех кассовых аппаратов, свое недовольство проявило очень много бизнесменов. Первое время никто толком не мог понять, что означают эти нововведения, и что такое онлайн-касса. После того, как прошло время и стало понятно, что радикальных изменений не предвидится, пыл немного утих, и многие предприниматели даже пришли к выводу, что онлайн-касса - это скорее хорошо, чем плохо.
Среди преимуществ новых ККТ с точки зрения бизнеса выделяют, например, отсутствие потребности в обслуживании техники, так как тот самый “волшебный” фискальный накопитель будет меняться непосредственно продавцами.
Еще один несомненный плюс заключается в простоте регистрации кассы: не нужно стоять очередь и неделю ждать подключения, достаточно заполнить простую форму на сайте ФНС и, следуя инструкции, самостоятельно подключить аппарат буквально за несколько шагов. В-третьих, сотрудники налоговой инспекции теперь не будут выезжать на проверки, ведь всю информацию они получают сами в автоматическом режиме посредством сети интернет. Это несомненный плюс, ведь такой подход практически полностью исключает коррупционную составляющую (налоговики не смогут давить на вас и требовать деньги, приписывая вашему бизнесу несуществующие нарушения).
Для других эти преимущества таковыми не являются. Это касается тех, кто привык работать по незаконным схемам, подкупая госслужащих и скрывая свои реальные доходы. Все должно быть честно, и требование обзавестись онлайн-кассами - это еще один шаг на вывод малого и среднего бизнеса из теневого.
Что будет, если не перейти на онлайн-кассу?
>С февраля по июль 2017 года количество онлайн-касс в России выросло в десятки раз, однако далеко не все предприниматели успели перейти в назначенный срок на новую технику. Более того, многие из них не захотели этого делать, а некоторые бизнесмены, у которых еще есть время до 2018 года, и вовсе подумывают о том, чтобы не переходить на онлайн-кассы. За это их ждет наказание и штрафные санкции. Если правонарушение совершено впервые, то владельца бизнеса ждет наказание в виде штрафа. Для ИП его размер составит до 50% полученной прибыли, но не меньше, чем 10 000 рублей, для ООО - от 75 до 100% от выручки, но не менее 30 000 рублей. При повторном нарушении (если при этом выручка превысила миллион рублей) вас ждет лишение права заниматься предпринимательской деятельностью сроком на 90 дней. Если же выручка меньше 1 000 000 руб. - снова штраф.
Что касается использования ККТ с нарушениями (к примеру, ваша касса не зарегистрирована в соответствии с законом, у вас отсутствует фискальный накопитель, наблюдаются искусственные сбои при онлайн-оплате, касса не печатает чеки установленного образца), за это вас ждет штраф от 1 500 до 10 000 рублей.
Чтобы не попасться и не создавать себе проблем, лучшим решением будет сделать все по закону и как можно скорее обзавестись онлайн кассой, если вы еще не сделали этого.
Выводы
>Таким образом, онлайн-кассы являются действительно полезным инструментом для любого бизнеса. Они делают операции прозрачными и понятными, пресекают коррупционные схемы, помогают государству вести более точный контроль за торговой деятельностью. Мы рассмотрели само понятие и инструкцию онлайн-кассы и поняли, что она практически ничем не отличается от обычного аппарата. У вас не должно возникнуть никаких особых трудностей по приобретению прибора, так как инструкция по его подключению и регистрации довольно понятна. Переходите на новую ККТ, чтобы не иметь проблем с законом в будущем и не платить высокие штрафы за отсутствие кассового аппарата или неправильную его эксплуатацию.
Для ведения предпринимательской деятельности в сфере торговли по законодательству РФ необходимо иметь кассовый аппарат, который выдает чеки и сохраняет информацию о произведенных действиях. Эти данные должны передаваться в налоговую инспекцию. С февраля 2017 года Федеральная налоговая служба обязала большую часть предпринимателей России установить онлайн-кассы. С июля 2018 года на работу с такой техникой должны перейти абсолютно все. Столкнувшись с нововведениями, многие задались вопросами, как работает онлайн-касса, что это такое и чем она отличается от обычной кассовой техники. Те, кто перешли на новую систему год назад, возможно разобрались уже с данными вопросами. Но льготникам, для которых была предусмотрена отсрочка перехода на работу с онлайн ККТ (предприниматели на ЕНВД и патентной системе налогообложения), только предстоит вникнуть в суть нововведений.
Что такое онлайн-касса
>Онлайн-касса – это контрольно-кассовый аппарат, который оборудован встроенным фискальным накопителем, способным передавать информацию о финансовых расчетах в контролирующие органы в режиме реального времени. При совершении денежной операции данные сразу же поступают в налоговую службу и хранятся на ее компьютерных серверах. Работает такая аппаратура только при наличии доступа к интернету.
Из чего состоит онлайн ККМ
>Чтобы подробнее разобраться в принципе работы такой техники, необходимо знать, из каких основных комплектующих она состоит.
Ее основу составляют три детали, встроенные в корпус с кнопками на наружной поверхности:
- Устройство, предназначенное для печати чеков.
- Фискальный накопитель. Он обеспечивает подписание чеков, их шифровку для фискального оператора и расшифровку данных от него.
- Сетевая карта. Она обеспечивает возможность подключения кассы к интернету. На ней есть специальные разъемы для подключения кабельного или беспроводного интернета.
Работа с онлайн-кассами
>Не все знают, по какому принципу работает онлайн ККМ, и как происходит передача данных в ИФНС.
Принцип работы онлайн-кассы:
- Продавец, рассчитывая покупателя, вводит сумму при помощи клавиатуры и нажимает кнопку, чтобы напечатать чек.
- Введенная в чеке сумма и другая информация, связанная с продажей (наименование товара, количество и т.п.) передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных. Это посредник, с которым предприниматель заключает договор на обслуживание.
- Оператор проверяет информацию и подтверждает ее получение.
- Ту же информацию фискальный оператор отправляет в Налоговую службу, и там она хранится не менее 5 лет.
На весь процесс уходит несколько секунд, так как система работает автоматизировано.
Важно! Договор с фискальным оператором предприниматель подписывает после покупки онлайн-кассы, при ее установке. Обслуживающая компания должна быть аккредитирована налоговой службой.
Требования к онлайн-кассе
>Налоговой службой ведется специальный реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Этот список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. В данный перечень включена техника, которая соответствует государственным стандартам. Предпринимателям при приобретении кассовой техники нужно знать следующие современные требования, которые предъявляются к онлайн-кассам в соответствии со ст.4. Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники…»:
- На корпусе должно быть обозначение заводского номера.
- Внутри должно быть установлено чекопечатающее устройство.
- Прибор должен иметь часы, способные отображать реальное время.
- Аппарат должен поддерживать работу фискального накопителя и передачу на него введенной информации.
- Аппарат должен поддерживать функцию формирования фискальных документов в электронном виде.
- Касса должна поддерживать печать бумажных чеков (исключение для интернет-магазинов, так как они чеки высылают в электронном формате).
Чем отличаются онлайн ККМ от касс старого образца
>Главное отличие кассовых аппаратов нового поколения в том, что они поддерживают функцию подключения к интернету и передачи данных из фискального накопителя в налоговую службу. Но есть еще несколько существенных отличий, обеспечивающих им преимущества по сравнению со старыми ККМ. Сравнение отличий приводится в таблице ниже.
| Онлайн ККТ | Обычная ККТ | |
| Подключение к сети интернет | Да | Нет |
| Хранение данных | В фискальном накопителе | В ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная) |
| Регистрация кассы | В удаленном режиме через сайт фискального оператора или сайт ФНС | При личном визите ИФНС |
| Передача данных в ИФНС | В режиме реального времени | Данные снимаются с ленты сотрудниками центра техобслуживания при личном визите |
| Обозначения на корпусе | Заводской номер | Голограмма. Ее отсутствие карается штрафами |
| Чек | Содержит 24 реквизита | Содержит 7 реквизитов |
| Формат чека | Бумажный и электронный | Только бумажный |
Таким образом, аппараты нового поколения способны передавать информацию по финансовым расчетам в налоговую службу по сети интернет. Больше нет необходимости в техническом обслуживании от ЦТО. Это обеспечивает сокращение выездных налоговых проверок предпринимателей. Также чек, выдаваемый онлайн-кассами, содержит максимум информации, которая обеспечивает защиту прав и интересов потребителей.
Как пользоваться онлайн-кассой
>Чтобы начать работу с онлайн-кассами, сначала нужно купить аппарат и зарегистрировать его в ИФНС. Во избежание последующих проблем, важно понимать, как происходит процесс и с чего нужно начать:
- Покупаете ККМ, включенный в официальный реестр онлайн-касс, разрешенных к применению.
- Подписываете договор с оператором фискальных данных, аккредитированным налоговой службой.
- Регистрируете модель в режиме онлайн через сайт ОФД или ФНС.
- Настраиваете аппарат для работы (подключаете к нему интернет).
Пошаговая инструкция по работе на кассе выглядит следующим образом:
- Продавец считает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя в наличной или безналичной форме.
- Нужная сумма вводится на кассе.
- Печатается чек, который выдается покупателю в обязательном порядке.
- По просьбе клиента продавец формирует электронный чек.
В этот момент фискальный оператор получает информацию о проведенной операции, после чего сохраняет ее у себя на сервере. Раз в сутки он передает все данные в налоговую службу.
Как получить электронный чек:
- Покупатель предоставляет информацию о номере телефона или адресе электронной почты.
- Формируется электронный чек и покупателю передается ссылка на него.
- Данные можно расшифровать сканированием QR-штрих кода, который содержится в каждом чеке. Для этого в смартфоне должно быть установлено специальное приложение от ФНС.
Если сформирован ошибочный чек, и он уже распечатан, изменить ничего нельзя. Данные уйдут в контролирующие органы. В таком случае необходимо совершить операцию возврата, которая также передается в ИФНС. Такие ошибочные чеки необходимо сохранять и передавать их в налоговую службу по их требованию.
В начале рабочего времени кассир должен открыть смену, распечатав отчет об открытии смены, где указаны дата и ФИО кассира. По завершению рабочего дня нужно проводить процедуру закрытия смены. Во время процедуры в ОФД передаются данные о закрытии смены, количестве чеков, сумме операций, видах операций (наличный или безналичный расчет) и т.п. Меню у разных моделей касс разное, но принцип работы у всех одинаковый.
Чтобы процесс пользования был более понятным, посмотрите видео инструкцию по работе с онлайн-кассами.
Видео об онлайн-кассах
>Должностная инструкция кассира
>Деятельность индивидуальных предпринимателей и организаций контролируется органами налоговой службы в режиме онлайн, поэтому допускать ошибки в работе с кассой крайне нежелательно. Это может вызвать ряд вопросов со стороны контроллеров и обусловить выездную проверку.
За финансово-расчетные операции материальную ответственность несет кассир или продавец. При приеме на работу в ИП или другое учреждение, их обучают работе с кассой, а при оформлении – выдают должностную инструкцию для ознакомления. В соответствии с правилами многих работодателей, в обязанности кассира входит следующее:
- Правильный расчет покупателей.
- Обязательная выдача сдачи в полном объеме.
- Внимательная работа с денежными средствами.
- Урегулирование с покупателями спорных вопросов (возврат товара и денежных средств).
- Сбор и сдача инкассации.
- Контроль за рабочим местом (нельзя допускать присутствия посторонних лиц у кассового ящика, оставлять рабочее место, работать без чековой ленты и т.п.).
- Открытие смены.
- Закрытие смены и передача выручки соответствующим лицам.
Ответственность за денежные средства, их излишки или недостачу несет продавец-кассир. При допущении ошибок, руководство вправе налагать штрафы в соответствии с внутренним регламентом организации.
Работать с онлайн-кассой легко и просто. Для продавца и обычных потребителей незаметен процесс обмена информацией с контролирующими органами, поэтому на деле все выглядит, как обычно.
